RESOCONTO TAVOLO DEI DIRETTORI
ABBIATEGRASSO, 17 MAGGIO 2016


Erano presenti:
Laura Rossi (Vanzaghello)
Marco Fantoni (Opera)
Patrizia Rossi (Rozzano)
Paolo Testori (Corbetta)
Mirko Ferrini (Inveruno)
Rossella Vitale (Magenta)
Roberto Giuliani (Abbiategrasso)
Mauro Portaluppi (Rosate)

Federico Scarioni, Valentina Bondesan e Massimiliano Spinello.

Ordine del giorno:
-    Valutazione dell’avvio del progetto cooperazione culturale e “quota cultura”
-    Aggiornamenti su NILDE
-    Indagine di mercato per software gestionale e biblioteca digitale


Indagine di mercato per software gestionale e biblioteca digitale
La Fondazione rende noto al tavolo dei direttori che è stata avviata un indagine di mercato finalizzata a verificare l’esistenza delle condizioni per un eventuale cambiamento del software gestionale delle biblioteche.
Sono già stati effettuati 2 incontri informali e l’idea è quella di procedere individuando altri fornitori per verificare le loro proposte.
L’attuale software è stato acquistato nel 2005 e si è ritenuto necessario, dopo più di 10 anni di utilizzo, effettuare un’analisi che prendesse in esame anche altri software esistenti, per proporre una comparazione al CDA e procedere con l’eventuale cambiamento, se ritenuto opportuno a seguito di una valutazione costi/benefici.
Alla base di questa decisione vi è non solo la necessità di verificare l’esistenza di un più adeguato strumento (sia a livello di funzionalità tecniche che di modalità di accesso) per i bibliotecari, gli iscritti alle biblioteche e lo staff della Fondazione, ma anche di procedere a quando indicato nelle “Linee di mandato 2010-2014” che sono proseguite poi nelle “Linee strategiche per il triennio 2016-2018” proposte dagli organi di Amministrazione ed approvate dall’Assemblee dei soci.
In questi documenti è stata intatti espressa in maniera forte la necessità di razionalizzare le risorse esistenti dei 60 Comuni soci e di migliorare progressivamente tutti i servizi bibliotecari offerti ai cittadini del territorio, al fine di rendere sempre più efficace ed efficiente il sistema bibliotecario di Fondazione Per Leggere – Biblioteche sud ovest Milano.
È stato constatato che l’attuale software gestionale Q-Series è un prodotto “terminato” nel 2009 dalla società di produzione americana Eos International e pertanto non è più soggetto ad aggiornamenti.
Un grosso problema per il nostro sistema che non ci permette un progressivo miglioramento dei servizi per l’utenza.
Il sistema, si è evidenziato, non è open source.

I vantaggi che il cambio software comporterebbe sono diversi, ne vengono qui elencati alcuni.
- una migliore interfaccia grafica per gli operatori con servizi di responsive e web app o app native
- snellimento delle procedure di catalogazione
- eliminazione della creazione di reportistica e statistica “a mano” a favore invece di un sistema automatico e conseguente alleggerimento dei carichi dei lavoro del personale del centro di catalogazione
- possibilità di migliorare i protocolli di catalogazione e le collezioni
- possibilità di migliorare le prestazioni di front office grazie a funzionalità che permettono agli operatori di soddisfare in modo più veloce, puntuale ed esaustivo le richieste di reference
- possibilità di avere uno strumento più adeguato per promuovere gli eventi dei comuni sul territorio (è stato constatato, da bibliotecari ed amministratori, che anche il servizio Vivicultura non ha raggiunto gli standard desiderati all’inizio del progetto)
- interfaccia web, con minori richieste di banda Internet

Importante è poi il percorso che porterebbe ad una forte razionalizzazione delle risorse. Ecco alcuni elementi di riflessione per l’abbattimento dei costi:
A: abbattimento del costo del sistema Hystrix per acquisto centralizzato che alcuni software garantiscono incluso nel pacchetto
B: abbattimento del costo generale annuale di assistenza (non sono stati ancora formalizzati dei preventivi ma sono stati chiesti dei costi indicativi)
C: abbattimento del costo della rete informatica ed assistenza in quando il nuovo software potrà essere utilizzato sul web evitando il passaggio da desktop remoto, permettendo l’utilizzo di una normale linea ADSL con conseguente abbattimento delle linee informatiche attualmente in vigore.

A titolo di esempio si sottopone una previsione di abbattimento dei costi, di circa 60.000 / 70.000 €, così ricavati:
- abbattimento di 12.000 € abbonamento Hystrix in quanto servizio già integrato da altri software
- diminuzione di circa 5.000 € del costo annuale di mantenimento ed assistenza del software
- diminuzione di circa 50.000 € del costo della rete informatica

La Fondazione Per Leggere si troverebbe quindi ad avere un grosso risparmio di risorse che potrebbero essere investite nel potenziamento dei servizi.
Parallelamente si avrebbe un miglioramento dei servizi per i cittadini che potrebbero usufruire di uno strumento in continuo aggiornamento, utilizzabile sulle piattaforme web e con funzionalità migliori.
Da non dimenticare l’alleggerimento dei carichi di lavoro per lo staff interno, soprattutto nel centro di catalogazione che, così sgravato, potrebbe procedere a soddisfare maggiori richieste dalla rete.
L’interfaccia “back office” per i bibliotecari consentirebbe  di avere un sistema che non intasa la rete e di più facile gestione.   
Per questi motivi la Fondazione sottopone al tavolo dei direttori la possibilità di approfondire l’indagine di mercato facendo una comparazione completa.
Si avvia la discussione.
I componenti del comitato approvano all’unanimità questa proposta sottolineando come sia necessario procedere nel più breve tempo possibile a questo cambiamento.
Viene chiesto come mai solo ad oggi si sta procedendo con questo cambio di prospettiva quando si sa da anni che il nostro software è da considerarsi superato.
Patrizia Rossi (Rozzano) ha proposto di organizzare alcune visite a biblioteche che usano altri sistemi per una verifica sul campo.
Marco Fantoni (Opera) ha osservato che è opportuno prevedere procedure di selezione e aggiudicazione della fornitura che siano flessibili ma al tempo stesso rigorose e di procedere ad affidamenti non brevi, per evitare di dover rimettere in discussione le scelte fatte dopo breve tempo.
Lo staff ha comunicato che il nuovo OPAC “Qloud” è stato messo on line da poche settimane e che è possibile pubblicarlo; i direttori hanno ritenuto di posticipare la pubblicazione dell’OPAC per evitare confusione in caso di passaggio ad altra piattaforma.
Successivamente nascono alcune riflessioni, qui a seguito elencate.
TEMPI: si chiede di procedere affinché il cambio software sia operativo dall’1 gennaio 2017, con una tolleranza massima di 6 mesi, 30 giugno 2017.
VERIFICA: si chiede la possibilità di andare “su campo” presso gli altri sistemi bibliotecari, per effettuare una verifica sull’utilizzo del software.
SONDAGGIO: si chiede di continuare ad effettuare un sondaggio esplorativo andando ad individuare quelle che sono considerate le migliori case produttrici di software attualmente sul mercato.
GRIGLIA DI COMPARAZIONE: si chiede di produrre una griglia di comparazione con dei campi ben definiti per valutare al meglio tutti i software.
TRAVASO DATI: viene specificato che per il “travaso di dati”, posta la collaborazione dell’attuale fornitore, comporterà un breve tempo di stop dei servizi (2-3 giorni) ed una settimana di lavoro per lo spostamento dei server.
ASSEGNAZIONE: si chiede di verificare le modalità di assegnazione della nuova assistenza, tenendo presente le indicazioni delle pubbliche amministrazioni (no sistemi LOCK IN, si sistemi OPEN SOURCE) ecc.
PROCEDURE DI AFFIDAMENTO: Si ipotizza la realizzazione di una griglia comparativa da sottoporre ai bibliotecari e di procedere successivamente ad una procedura ad inviti, se possibile.
Il Tavolo ha altresì espresso parere favorevole all’approfondimento di un affiancamento sperimentale di ReteINDACO a MediaLibraryOnLine per la gestione di una parte dei contenuti, previa valutazione della sostenibilità.


Valutazione dell’avvio del progetto cooperazione culturale e “quota cultura”
Scarioni rende noto ai colleghi che ad oggi sono solo 6 i Comuni che hanno comunicato formalmente l’adesione al “progetto di cooperazione culturale territoriale” che prevede l’erogazione della quota cultura.
Sono stati sottoposti a tutti gli amministratori ed i bibliotecari i progetti culturali centralizzati e tanti colleghi ci stanno contattando per avere informazioni in merito. Le scadenze per l’adesione a questi progetti avverranno a breve.
Un comune a poi contattato la Fondazione per affidare un servizio a “regime iva” che prevede in cambio una prestazione di servizi specifica.
Si ricorda che questo primo anno è da considerarsi sperimentale e che si procederà più avanti ad una successiva verifica. Si rimane pertanto fiduciosi nella buona riuscita di questa progettualità, che permette di economizzare risorse, proporre progetti di eccellenza e di rete ed aiutare alcune biblioteche nella progettazione di alcune iniziative.
Lo scopo è quello di proporre eventi od iniziative culturali di valore che siano quanto più replicate sul territorio, nell’ottica di una programmazione condivisa con tutto il territorio.


Aggiornamenti su NILDE
Bondesan aggiorna il Tavolo dei direttori sul lavoro del Comitato Collezioni in riferimento alla possibilità di aggiungere un servizio di Document Delivery che permetta alle biblioteche di richiedere e di fornire documenti in maniera reciproca extra-sistema.
Una soluzione interna e centralizzata, tutta da creare, viene preferita all’adesione al circuito conosciuto come NILDE. Il Comitato Collezioni ha, infatti, ritenuto che il network di biblioteche attualmente operanti su NILDE non corrisponde ai possibili destinatari delle richieste della nostra utenza. L’adesione a NILDE inoltre prevede un contributo annuale, che varia a seconda del numero di biblioteche coinvolte.
Il Comitato ha stabilito di procedere come segue per predisporre una modalità di gestione delle richieste centralizzata e gratuita per le amministrazioni (i costi postali saranno a carico dell’utente):
-    indagine fra i colleghi per capire dimensioni e caratteristiche del fenomeno;
-    creazione e messa a regime di protocolli e strumenti operativi;
-    fase di sperimentazione senza comunicazione pubblica all’utenza;
-    lancio del nuovo servizio presso tutte le biblioteche del sistema.
Il Comitato riferirà con regolarità al Tavolo dei Direttori sull’andamento delle diverse fasi.