Servizi ai Soci

La Fondazione mette a disposizione di tutti gli iscritti dei comuni soci un patrimonio di oltre 2 milioni di documenti, tra risorse librarie, multimediali e digitali. Nessun costo è quindi richiesto al cittadino, che può liberamente usufruire di uno dei più grandi patrimoni di pubblica lettura in Italia. Perché la mission della Fondazione è promuovere la lettura in tutte le sue forme!

La Fondazione gestisce un catalogo online (OPAC) di tutte le opere documentarie che compongono il patrimonio librario delle biblioteche aderenti al sistema. Il catalogo è accessibile gratuitamente a tutti gli iscritti e favorisce la gestione autonoma di molte funzionalità. Visibile a questo link http://catalogo.fondazioneperleggere.it, il catalogo permette all’utente di cercare i propri titoli con servizi di ricerca semplice o avanzata, filtrando per supporto o generi, età o interessi. Periodicamente vengono realizzate delle vetrine tematiche per determinati percorsi e interessi oppure quelle relative a ricorrenze annuali.

Le biblioteche possono inserire autonomamente le informazioni come gli orari, le chiusure per le festività, i servizi erogati, le attività e gli eventi. Molto apprezzata dagli utenti è la sezione Community dove poter scambiare liberamente opinioni sui libri presi in prestito.

Fondazione svolge periodiche operazioni di manutenzione e pulizia del catalogo, andando a eliminare errori di sistema o vecchi record, per uniformare la visione di prestito agli utenti.

La Fondazione gestisce anche un catalogo digitale che contiene numerosi contenuti digitali, denominata FPL DIG. Dietro l’interfaccia della Fondazione c’è il sistema  MediaLibraryOnLine (MLOL).

Sul portale sono presenti centinaia di migliaia di risorse liberamente accessibili, scaricabili legalmente, gratuite e sempre disponibili: ebook da conservare per sempre sui dispositivi, risorse e-learning, audiolibri, spartiti musicali, app, immagini e molto altro ancora.

Il catalogo digitale permette agli iscritti alle biblioteche di leggere gratuitamente in formato digitale centinaia di testate giornalistiche e di prendere in prestito e-book attingendo ad un ricco catalogo, visibile a questo link: http://fondazioneperleggere.medialibrary.it

L’acquisto di documentazione digitale è sostenuto dalla quota per il potenziamento delle raccolte erogata dai comuni, suddivisa con un criterio di ripartizione stabilito dall’Assemblea tra le biblioteche.

Il Prestito Interbibliotecario (PIB) è un servizio che permette a qualsiasi utente iscritto a una qualsiasi biblioteca di ricevere in prestito opere possedute da altre biblioteche. Il servizio prevede infatti un trasporto di libri e multimediali tra tutte le sedi della Fondazione per sei giorni alla settimana, con tempi di consegna molto veloci; mediamente in 2 giorni lavorativi un utente riceve nella biblioteca desiderata il documento richiesto.

Il PIB è organizzato su aree territoriali, conta 200 passaggi settimanali complessivi su tutte le biblioteche della Fondazione ed è svolto da operatori con mezzi che transitano da una biblioteca all’altra, autonomi nell’apertura e nella chiusura degli spazi. Centralmente vengono gestite e comunicate le chiusure festive e i ponti.  Lo smistamento dei materiali avviene in un unico luogo per evitare la possibile dispersione di materiali. Vengono forniti tutti i materiali necessari al servizio (casse, sacchetti, buste, ecc.) provvedendone alla sostituzione/integrazione quando necessario.

La Fondazione attua un sistema di acquisto coordinato della documentazione per le biblioteche. Questo attraverso l’erogazione di una quota ulteriore oltre a quella ordinaria, chiamata Quota per il potenziamento delle raccolte, che i comuni erogano per aumentare il patrimonio documentario a disposizione di tutti gli iscritti, orientando gli acquisti verso le specificità della propria struttura. Per coordinare gli acquisti centralmente Fondazione mette a disposizione delle biblioteche una “libreria elettronica”, visibile a questo link http://fondazione.hystrix.eu/ che permette ai bibliotecari di gestire online e autonomamente gli acquisti librari e di seguirne l’andamento, visualizzando le risorse a disposizione. La libertà nell’acquisto dei titoli da parte dei bibliotecari ha favorito nel corso degli anni la creazione di un catalogo diversificato. La Fondazione provvede poi alla completa gestione amministrativa (ricezione del materiale, controllo, pagamento fatture, reclami) delle operazioni di acquisto. Grazie all’attivazione di accordi e forniture centralizzate, lo sconto sul totale dei libri che le biblioteche ottengono è maggiore rispetto a quello che otterrebbero rivolgendosi singolarmente sul mercato.

Il Centro di catalogazione della Fondazione effettua la catalogazione “libro in mano” e secondo gli standard in uso nelle biblioteche di pubblica lettura italiane (ISBD per la descrizione bibliografica e Soggettario Nazionale, con ulteriori codifiche di Genere aggiunte per la narrativa, i documenti audio e quelli video) delle opere che entrano a far parte del patrimonio delle biblioteche. Il centro effettua l’inventariazione delle opere catalogate, le quali arrivano alla biblioteca proprietaria già pronte per essere messe a disposizione dell’utenza. Il trattamento bibliografico è completo; due catalogatori, coordinati dal responsabile del centro, garantiscono standard uniformi per i documenti acquistati dalle biblioteche.

Il centro effettua inoltre la levigatura e recupero di DVD e CD ormai inutilizzabili a causa dell’uso frequente da parte degli utenti; fornisce supporto per attività di aggregazione e collocazione dei documenti delle biblioteche.

La Biblioteca centrale di deposito permette alle biblioteche di gestire al meglio i rispettivi spazi perché funge da magazzino centralizzato.

Quando vengono effettuate le periodiche operazioni di scarto e revisione delle collezioni nelle biblioteche, viene verificato che alcuni documenti non sono più utili per la singola biblioteca ma lo possono essere per il sistema. In questi casi i documenti vengono stoccati nella biblioteca centrale di deposito e sono a disposizione di tutti gli utenti; il documento non viene rimosso dal patrimonio perché l’utente lo può ancora avere in prestito ma, allo stesso, tempo, viene liberato dello spazio prezioso nelle sedi delle biblioteche che così possono acquistare nuovo materiale.

Il personale della Biblioteca centrale di deposito effettua su richiesta degli  interventi di revisione delle raccolte delle biblioteche anche in loco, oltre alle attività di scarto, seguendo il protocollo di revisione centralizzato.

Il servizio “Donatore di libri” nasce dall’idea di voler soddisfare l’esigenza di dono di documenti da parte dei cittadini del territorio. Anni fa non esisteva una politica uniforme delle donazioni e ogni biblioteca gestiva le donazioni autonomamente, molto spesso rifiutando o gettando al macero i documenti regalati. Creando un protocollo uniforme per la donazione i cittadini possono venire in una qualsiasi delle biblioteche della Fondazione e donare i propri documenti rispettando determinate regole. Si tratta quindi di un sistema centralizzato di gestione delle donazioni librarie che permette il miglior sfruttamento possibile delle stesse. All’atto della donazione i bibliotecari possono trattenere i doni sui propri scaffali, destinarli al macero / rifiutarli oppure, se reputati di interesse per il sistema, inviarli alla biblioteca centrale di deposito. Qui, il documento viene ulteriormente trattato e può essere mandato al macero oppure trattenuto presso il deposito e, una volta  inserito nella nostra “libreria elettronica”, diventa disponibile per i bibliotecari.

La Fondazione effettua tutte le operazioni di elaborazione statistiche e di estrazione dati. Annualmente vengono raccolti i dati di tutte le biblioteche del sistema e avviene l’elaborazione per la comunicazione a Regione Lombardia.

Periodicamente la Fondazione riceve richieste da parte di bibliotecari o amministratori per avere determinati dati di performance che vengono elaborati e trasmessi.

Costante è il monitoraggio dell’andamento dei servizi delle singole biblioteche e della rete complessiva, utile ad intervenire in caso di flessione delle performance complessive o della singola biblioteca.

I dati raccolti sono molto utili anche per effettuare delle riflessioni tra gli organi amministrativi, lo staff e i bibliotecari così da indirizzare le linee guida future della Fondazione.

Gli hardware installati nelle biblioteche sono a carico dei comuni soci per una scelta fatta all’atto della costituzione dell’ente rispetto alle indicazioni normative ricevute dai consulenti. La Fondazione eroga per i comuni soci diversi servizi tecnologici e informatici.

Rete informatica: tutte le biblioteche sono collegate in rete e i costi della connessione sono a carico della Fondazione che monitora la corretta erogazione del servizio attivandosi in caso di problematiche.

Navigazione delle postazioni e Wi-Fi: Fondazione monitora e gestisce un servizio centralizzato di navigazione Internet al pubblico nelle biblioteche, sgravando i comuni da questioni di controllo degli accessi con le autorità competenti.

Assistenza e reperibilità: viene fornita assistenza alle biblioteche per problematiche tecniche e logistiche. Tramite destkop remoto vengono risolti i problemi più semplici mentre per i casi più complessi invia degli incaricati nelle sedi per la verifica e la risoluzione delle problematiche riscontrate.

Assistenza informatica di base: viene erogata assistenza informatica per le problematiche relative alla gestione di apparati hardware e software di proprietà comunali.

La Fondazione progetta, stampa e fornisce i materiali a stampa che sono utili per le biblioteche (etichette barcode, segnalibri, modulistica, ecc.). Ha un sito internet ufficiale visibile al link http://www.fondazioneperleggere.it/ dove vengono centralizzate le informazioni del sistema, delle biblioteche, dei progetti in corso e delle novità; il sito fornisce una visione di immagine uniforme e tutte le biblioteche sono state fotografate nei loro spazi al fine di valorizzarle maggiormente.  Nel corso degli anni sono stati attivati anche i principali social network mirati alla promozione delle attività del sistema e delle singole biblioteche. Centralizzato è anche il servizio di ufficio stampa, utile a comunicare l’attività dell’ente ma anche, in caso di eventi o iniziative meritevoli, per promuovere le singole biblioteche. La comunicazione con gli utenti delle singole biblioteche è gestita autonomamente dai bibliotecari che, grazie al software gestionale, possono creare mailing list dedicate e inviare la newsletter. Centralmente vengono inviate delle newsletter a tutti gli utenti quando si rende necessario comunicare determinate notizie (es. raccolta 5×1000, Corsi nel cassetto, ecc.).

La Fondazione cura e garantisce l’aggiornamento professionale del personale delle biblioteche. Ogni anno vengono svolti diversi corsi professionali, strutturati a seconda delle esigenze emerse e su indicazione stessa dei bibliotecari in servizio. A volte i corsi riguardano l’aggiornamento sulle procedure di lavoro e le novità, altre volte riguardano ambiti biblioteconomici e di prospettiva.

Questi incontri sono molto utili ed apprezzati dai bibliotecari stessi perché permettono di allineare e uniformare le procedure del sistema e allo stesso tempo garantire la crescita professionale del personale in servizio; occasioni utili per confrontarsi con i colleghi sulle procedure e scambiarsi opinioni.

Periodicamente i bibliotecari, tramite il servizio di newsletter, ricevono inoltre le informazioni sulle opportunità formative organizzate da enti esterni pubblici e privati (Regione, AIB, Cenfor, ecc.). Fondazione promuove inoltre la partecipazione ai principali momenti di approfondimento professionale come le fiere di settore specializzate in editoria e servizi per le biblioteche e l’acquisto di libri specialistici della materia.

Fondazione propone l’attuazione di determinati progetti culturali di rete che vengono sostenuti dai comuni che decidono di aderire tramite lo stanziamento della «Quota cultura».

I progetti vengono ideati in un’ottica sistemica, con l’obiettivo di attirare nuovo pubblico nelle biblioteche e innalzare il livello qualitativo dell’offerta. Sono progetti che seguono le tendenze in ambito biblioteconomico e hanno un orizzonte temporale biennale.

Vengono realizzati con la collaborazione di specialisti del settore e i bibliotecari sono coinvolti nella costituzione dell’iter progettuale.

I progetti servono anche per potenziare la formazione dei bibliotecari in servizio e migliorare il catalogo con acquisti specifici.

La Fondazione eroga un servizio di reference digitale rivolto agli utenti delle biblioteche sistema. «Chiedilo a noi» è un servizio innovativo che mette in comunicazione i bibliotecari con gli utenti e permette a questi ultimi di ricevere un servizio gratuito di orientamento e di informazione. Il sistema viene gestito centralmente dalla Fondazione che collabora con altri sistemi bibliotecari.

I «Risponditori» sono bibliotecari volontari del sistema che mettono a disposizione il proprio tempo e le proprie competenze per dare le risposte più disparate agli utenti: dalle bibliografie, ai consigli di lettura, agli orari di apertura delle sedi fino a domande più tecniche o dal contenuto scientifico.

Il portale http://www.chiediloanoi.it/ è il punto di riferimento di tutte queste richieste e dell’evasione delle risposte.

I “Corsi nel Cassetto” rappresentano un servizio e un’attività che la Fondazione svolge per i comuni soci interessati alla proposta. Si tratta della realizzazione di corsi per il tempo libero, rivolti ad un pubblico di maggiorenni, che vengono realizzati nelle sedi delle biblioteche. Le edizioni proposte sono due durante l’anno, primavera e autunno; le biblioteche possono scegliere un massimo di 5 corsi a edizione. La scelta dei corsi viene fatta in autonomia dalle biblioteche stesse, che possono individuare l’opportunità formativa migliore all’interno di un’anagrafica di più di 300 proposte. Tutta la gestione organizzativa, promozionale e di segreteria viene svolta dalla Fondazione che sgrava i bibliotecari dalle attività di iscrizione e pagamenti. E’ stato creato infatti un sito web, visibile al link www.corsinelcassetto.net dove i cittadini possono iscriversi ai corsi effettuando le procedure di pagamento. I Corsi nel Cassetto non hanno costi per i comuni, se non la messa a disposizione gratuita delle sale e delle attrezzature, perché il costo viene sostenuto dagli utenti. L’attività commerciale è utile a Fondazione perché permette di incamerare risorse utili per il bilancio dell’ente.

Nel corso degli anni si è intensificata l’attività di raccolta fondi, soprattutto legata alla promozione del 5X1000. Fondazione può infatti ricevere risorse destinate agli enti non profit. Queste risorse stanno diventando sempre più fondamentali da quando gli enti sovracomunali (Regione e Provincia) hanno progressivamente diminuito l’erogazione dei contributi e Fondazione si è adoperata per ottenere risorse aggiuntive oltre i contributi dei comuni soci. Oltre al 5X1000 in questi anni sono state messe in atto delle attività di raccolta fondi sia per la Fondazione stessa che per altri enti. La “Campagna sostenitori”, “Leggo e sostengo”, i “Symposium”, i “Banchetti” sono serviti per ottenere maggiori risorse per il nostro ente. È nato poi il progetto «Sostieni lettura» finalizzato a raccogliere fondi per fasce di utenti considerati in svantaggio.

Diverse sono state le attività di raccolta fondi per aiutare enti terzi come la biblioteca di Aulla, quella in Bosnia, per il Carcere di Opera, oltre tutte le attività di fundraising che le biblioteche hanno realizzato in autonomia e che la Fondazione promuove con i propri canali comunicativi.

Fondazione è sensibile alle tematiche sociali e culturali rispetto al territorio di competenza. Per questo motivo è pronta a cogliere le opportunità che di anno in anno si palesano. Un esempio è il corso di alfabetizzazione informatica, organizzato in collaborazione con la ST Foundation, che permette di formare i cittadini del territorio che non hanno nemmeno le competenze informatiche di base.

Le biblioteche scolastiche è un progetto che prevede la messa in rete del patrimonio delle scuole secondarie di secondo grado del territorio e attività con il corpo docente e gli studenti.

Tra le biblioteche del sistema c’è anche quella del Carcere di Opera che, dopo un progetto, è stata valorizzata per permettere ai detenuti di avere uno spazio a disposizione e di poter accedere al patrimonio documentario.

E’ stata anche creata una biblioteca di cultura ambientale che raccoglie i principali documenti sul tema dell’ambiente e delle nuove tecnologie.

Fondazione segue il rapporto con i principali interlocutori del settore. L’Associazione Italiana Biblioteche (AIB) permette di ricevere notizie per il costante aggiornamento dei bibliotecari, partecipare ai corsi di formazione e avere la documentazione scientifica utile. L’iscrizione all’ente di categoria Federculture permette di avere una serie di servizi legati sia alla professione che, più in generale, alla normativa degli enti in ambito culturale (consulenze, pareri, CCNL).

La partecipazione ai tavoli di lavoro sovrasistemici permette di coordinarsi maggiormente con gli altri sistemi bibliotecari del territorio di Regione Lombardia oltre che permettere scambio di best practice e avere maggiore forza contrattuale con determinati fornitori di servizi. Il rapporto con le Università permette a Fondazione di avere uno sguardo sulle tendenze, possibili studi e scenari in ambito biblioteconomico.

Costante è l’attenzione verso i bandi di finanziamento di Fondazione Cariplo, Fondazione Ticino Olona e altri istituti. La partecipazione ai tavoli Nati per Leggere come a quello di altri progetti permette a Fondazione di essere sempre aggiornata.

La Fondazione fornisce consulenza biblioteconomica di base ai comuni e alle biblioteche (gestione, avvio nuovi servizi, nuove sedi, arredi, ecc.) e può avviare – se ne sussiste l’opportunità – progetti di valorizzazione ad hoc per singole biblioteche.

Ai comuni soci vengono sottoposti dei periodici report che sono utili per avere sempre uno sguardo sulle attività dell’ente e sulla gestione economica.

Fornisce poi dei documenti scientifici utili agli amministratori e ai bibliotecari e relativi allo sviluppo dei servizi biblioteconomici con una panoramica sulle novità in ambito regionale e nazionale.